Emilia Blom
UI/UX Design, Content Strategy & Illustration

blog

Blog

Konsten att mötas #1: don't waste my time.

people_connections Jag tänker mycket på möten just nu. Alltså på möten som företeelse generellt och på dåliga möten speciellt. Jag tror nämligen att vi alla har suttit på allt för många möten och undrat vad det är vi egentligen håller på med. Tankar som susar runt i ens huvud kan vara:

Varför är jag här? Vad ska vi komma fram till? Vem ska besluta om vad? Hur länge måste jag sitta här? Vilken input förväntas av mig? Hur går vi vidare med det som sägs? Varför pratar han/hon hela tiden? Varför sitter han/hon och läser sin mail samtidigt? Hör det här verkligen till ämnet? Och varför måste vi över huvud taget samlas allihop och prata om just det här just nu?! Har vi inte viktigare saker för oss? Snälla slösa inte bort min tid!

Sådana tankar är symptom på dåligt planerade och ineffektivt genomförda möten. Anledningen till att mötena blir dåliga är att vi glömmer eller struntar i att planera och kommunicera följande punkter:

Målsättning Vad är det för typ av möte vi ska ha och varför ska vi samlas? Är det till exempel ett informationsmöte, en avstämning eller en workshop? Behöver vi ens ha det här mötet? Om ja, vilka konkreta resultat ska komma fram ur mötet? Är det idéer, konkreta beslut eller vill någon berätta något viktigt för de närvarande?

Upplägg och agenda Vilka punkter behöver vi beröra för att mötet ska uppnå sin målsättning? I vilken ordning behöver vi prata om eller spåna kring vad? Börjar vi med diskussion eller ska vi presentera deltagarna först? När passar det att göra övningar?

Tid och rum Hur lång tid får mötet ta sammanlagt? Hur lång tid ger vi åt varje delmoment eller punkt på agendan? Hur mycket plats behöver vi? Vilka verktyg/arbetsmaterial vill vi ha tillgång till?

Roller och ansvar Vem är ansvarig för att hålla i mötet? Vilka förväntningar ligger på den personen? Vilka personer behöver vara med på mötet för att det ska uppnå sin målsättning? Vad förväntas av varje deltagare? Behöver olika personer förbereda sig på olika sätt? Vem har ansvar att i så fall kommunicera det i god tid innan vi träffas?

Typ av kommunikation/aktiviteter under mötet Vad behöver vi göra på mötet för att uppnå målsättning på utsatt tid? Behövs det kanske att alla får säga sitt i varje fråga genom att bolla en frågeställning eller ett problem laget runt? Eller ska vi göra övningar i mindre grupper för att samla in idéer? Om vi ska leverera resultat i form av konkreta idéer eller skisser, vilka övningar passar bra för att komma åt nödvändiga infallsvinklar och för att alla deltagare ska vara inkluderade i processen?

Dokumentationsformer Vilka beslut har fattats? Vem är ansvarig för att göra vad? Behöver vi ett protokoll som icke närvarande personer kan ta del av eller räcker det med att skapa Todo-listor för alla berörda? Hur sammanfattar vi och dokumenterar idéer på ett sätt som gör det lätt att ta dem vidare? Kan vi visualisera dem på ett anna sätt än i form av punktlistor?

De här momenten och frågorna kommer se olika ut och få olika svar beroende på vilken typ av möte vi behöver hålla i. Det styrs helt och hållet av vad vi vill få ut av mötet, alltså vilken målsättning vi har för att samlas. Självklart är en kort avstämning på tio minuter inte i lika stort behov av att det förs protokoll som ett längre planeringsmöte under vilket det fattas viktiga beslut. Rollfördelningen för ett informationsmöte kommer behöva se annorlunda ut än den för en utvärdering. Men på vilket sätt? Vilka konkreta exempel finns det för vad man behöver tänka på inför en stor workshop med kunder till skillnad från hur man bör välja att lägga upp ett vanligt internt arbetsmöte?

Det här tänker jag fortsätta rota i under de kommande veckorna. För att inte den här posten ska bli för långt vill jag dela upp det på flera inlägg som vart och ett ska behandla en egen typ av möte. Så håll utkik framöver efter planeringsmötet, kickoffen, workshopen, arbetsmötet, avstämningen, utvärderingen och några till av deras närbesläktade mötesformer.