Emilia Blom
UI/UX Design, Content Strategy & Illustration

blog

Blog

Möte om möten - en sammanfattning av min session på Sweden Social Web Camp 2011

The Grid Under campets andra dag höll jag i en session med titeln "Att mötas eller inte mötas - hur designar du din möteskultur?". Som utlovat kommer här ett försök till sammanfattning av vad som sades. Jag inledde genom att prata lite om varför jag intresserar mig för ämnet mötesdesign samt att presentera en problemställning. Jag har ju bloggat om det här tidigare, men sammanfattningsvis kan man säga att mitt intresse för möten härrör från känslan av att slösa tid på onödiga möten.

De flesta av oss har nog suttit i ett möte och ställt sig frågan "vad gör jag här egentligen?". Den här uppgiventheten som många upplever har på senare tid gett upphov till ett slags anti-mötes-kultur som i vintras bland annat tog i uttryck i bokkampanjen Boycott A Meeting Day. Tanken är att försöka undvika möten helt och hållet och istället få mer tid över till att faktiskt arbeta.

Ett annat sätt att se på problemet med dåliga möten är att ta ansvar för att hålla bra möten istället för att undvika dem helt och hållet. Att börja betrakta mötestid som arbetstid och se att det faktiskt går att få massor gjort på möten. Detta tycker jag låter som en bra idé. Ögonöppnaren för mig blev Kevin M Hoffmans session Your Meetings Suck And It's Your Fault (inser nu att jag blandade ihop honom med Russ Unger, som också jobbar på Happy Cog men höll en helt annan session på SXSW - nåja).

Jag gick igenom ett antal aspekter av mötesdesign som man bör tänka på före, innan och efter ett möte.

Mål och format Vad vill vi uppnå? Ska vi planera något, ge information eller generera idéer?

Tid och rum Kan vi hitta ett sätt att hålla mötet väldigt kort? Eller vill vi kanske hinna med massor och behöver ta i med råge för att slippa stressa? Passar rummet för våra ändamål? Hur kan vi använda väggar/golv/belysning osv på bästa sätt?

Roller och ansvar Det kan vara bra att skilja på rollerna ledare (fattar beslut) och facilitator (leder själva mötet). Någon bör vara ansvarig för att dokumentera på något sätt. Även deltagarna har en viktig roll att spela och bär ett ansvar för att mötet blir bra, till exempel genom att förbereda sig. Varje närvarande person ska få veta vad som förväntas av den i form av input osv.

Agenda och innehåll I vilken ordning behöver vi säga/göra vad? Var alltid tydlig med alla redan från början hur upplägget ser ut.

Aktiviteter och dokumentation I bästa fall blir aktiviteterna själva dokumentationen. Genom att till exempel låta alla skissa sina tankar direkt behöver man inte ha någon som för protokoll. Teckningarna blir protokollet. Viktigt är att se till i förväg att allt material som papper och pennor osv. finns på plats.

Efter detta ställde jag helt enkelt frågan hur de närvarande själva gjorde i sin arbetsvardag, varpå en fin diskussion bröt ut.

Nedan finns ett antal citat som jag lyckades plocka upp. Jag måste erkänna att jag inte minns exakta formuleringar och vem som sa vad. Därför blir det en lista med samlade tips, ingen nämnd ingen glömd. Gör gärna tillägg och/eller ändringsförlag i kommentarsfältet.

  • Dokumentation är A och Ö - helt ovärdelig för de som inte var närvarande men också för de som vill få en tillbakablick på vad som beslutades.
  • Den som dokumenterar har makt att påverka utkomsten av ett möte. Det är viktigt att vara medveten om det.
  • Ett bra sätt att dokumentera är att köra med öppna dokument som alla kan redigera i.
  • Om man har antecknat på en white board är det bra att fota denna och kanske lämna anteckningarna ett tag så att andra kan få se dem. En bra app för detta ändamål är Whiteboard Capture Pro, som automatiskt gör bilderna mer läsbara genom att öka kontrasterna. Bra grej!
  • Ett annat bra dokumentationsverktyg som alltför sällan används i mötessammanhang är video. Skulle även kunna fungera bra som format för en kallelse till ett möte där den/de som bjuder in folk får spela in en liten film och berätta vad de vill göra och varför specifika personer bör komma.
  • En sak man bör tänka på att olika människor har olika inlärningsstilar och sätt att bearbeta information. Många har svårt för att sitta och lyssna på någon som pratar hur länge som helst. Det kan vara bra att varva uttrycksätt. Visualiseringstekniker lämpar sig utmärkt för detta. Dels kan facilitatorn rita allt som sägs, dels kan även deltagarna få varsin penna och faktiskt rita det de försöker säga.
  • Ett knep att få mötesdeltagare att inte tappa fokus är att börja mötet med en skitsnacksrunda där var och en får prata av sig om sånt som annars kan störa folks tankar. En mer avancerad version av detta kan vara övningen Skriv ett vykort till dig själv, som går ut på att alla skriver ett litet meddelande till sig själva om saker man grubblar på, men som inte får störa mötet. Efter mötet får man sitt vykort tillbaks.
  • Fokus och deltagande är särskilt viktigt vad det gäller möten på distans. Den viktigaste faktorn ett framgångsrikt distansmöte är bra ljud. Bild är självklart också bra.
  • Ett sätt att hålla möten korta är att köra en så kallad Stand Up, vilket i princip betyder att alla måste stå upp under hela mötet. När folk inte får sitta bekvämt har de en tendens att fatta sig kortare och mötet blir klart fortare.
  • Om det finns tid är ett försnack kring mötets agenda alltid bra. Särskilt de som inte kan komma på mötet borde få en chans att påverka vad som tas upp i deras frånvaro.
  • Mycket av de problem vi har med möteskultur idag härstammar från en gammaldags syn på ledarskap, efter vilken våra individuella prestationer blir högre värderade än vad vi åstadkommer som team. Det leder till oförmåga att samarbeta.

Johan Lange bambusade som tur var hela klabbet och klippet finns att se här - ljudet är lite ojämnt men man får ändå en rätt bra känsla för hur det var. Tack för det!

Det hela var så klart som upplagt för metasnack, som till exempel när vi avslutningsvis diskuterade kring hur man bäst avslutar möten. Nu skulle jag kunna blogga om hur man bäst avslutar en bloggpost. Den som har orkat läsa allt detta och så vidare... :)